GDPR og email: Enkle vaner der skaber tryghed for soloselvstændige

Som selvstændig frisør eller behandler bruger du email hver eneste dag. Til bookinger, påmindelser, kommunikation med kunder og leverandører. Men har du tænkt over, at din emailboks faktisk indeholder en masse personoplysninger, der skal håndteres rigtigt? Det behøver ikke være kompliceret. Her er de enkle vaner, der gør forskellen.
GDPR og email: Enkle vaner

Skriv smart – beskyt dine kunders privatliv – Så er du i gang med God GDPR og email

Når du skriver emails, så hold dem professionelle og tænk dig om:

  • Undgå følsomme detaljer i emailen. Skriv aldrig om helbredsproblemer, diagnoser eller andre fortrolige forhold i selve emailen. Hvis du skal huske noget vigtigt om en kunde, så gem det i dit bookingsystem eller journal – ikke i emailen.
  • Hold sproget neutralt. “Ser frem til din behandling på tirsdag” er bedre end “Glæder mig til at arbejde med din nakke-genoptræning”
  • Link til din privatlivspolitik. Det er en god idé at have et link til din privatlivspolitik i din emailsignatur. Det viser professionalisme og giver dine kunder tryghed.

Ryd op i din indbakke – det tager 10 minutter

En overfyldt email er ikke bare rodet, den kan være et GDPR-problem. 

Gør det til en vane løbende at slette:

    • Emails fra folk der ikke (længere) er dine kunder, leverandører eller samarbejdspartnere
    • Gamle mails med personfølsomme oplysninger, når I ikke længere har brug for dem
    • Spam og uønsket post

Opret undermapper i din indbakke. Lav mapper til “Kunder”, “Leverandører” og “Andet erhverv”. Flyt relevante mails derhen. Det gør det nemmere at finde frem til det, du skal bruge – og nemmere at rydde op, når tiden kommer.

De emails du modtager – og hvorfor de skal slettes

Som erhvervsdrivende modtager du alle mulige slags emails. Nogle af dem indeholder personoplysninger, som du faktisk ikke må opbevare længere end nødvendigt:

Jobansøgninger du ikke bruger. Fik du en ansøgning fra en frisør, der søgte job, men du ansatte ikke vedkommende? Slet den, når du har truffet din beslutning. Ansøgninger indeholder CPR-numre, adresser og ofte følsomme oplysninger.

Husk at dette gælder også hvis det er en frivillig eller en praktikant, uanset om det er en der går i 7 klasse eller er færdigudannet.

Kunder der skriver om deres helbred. “Hej, jeg har ondt i nakken og håber du kan hjælpe” – sådan en mail skal slettes, så snart du har læst den og eventuelt booket kunden. Du må ikke opbevare helbredsoplysninger i din emailboks.
Uønsket post og spam: Tjek jævnligt din spam-mappe. Selv spam kan indeholde personoplysninger (fx hvis nogen ved en fejl er havnet der). Tøm mappen regelmæssigt.

Vigtigt: Slet rigtigt – alle tre steder

Når du har slettet en email, så er du ikke færdig med at slette endnu. Husk at slette alle steder:

  1. Slet fra indbakken (eller den mappe den ligger i)
  2. Tjek “Sendt post” – hvis du har svaret på emailen, så slet også dit svar
  3. Tøm “Slettet post” – ellers ligger emailen jo stadig på din computer

Det her gælder især emails med følsomme oplysninger. De skal væk, som i helt væk. Gør det til en vane at hver gang du svarer på en email med personoplysninger, så slet den med det samme bagefter – fra alle tre steder.

Er dit emailsystem egentlig til erhverv?

Det her er faktisk vigtigt: Mange bruger en privat Gmail eller Hotmail til deres erhverv. Men hvis du behandler personoplysninger (og det gør du som frisør eller behandler), så bør du overveje et system, der er lavet til netop det.

Kig efter:

  • Kryptering af email er det bedste for alle. Et professionelt emailsystem krypterer dine emails, når de sendes og modtages. Det betyder, at kun du og modtageren kan læse indholdet. Det giver ekstra sikkerhed, hvis du sender bookingbekræftelser med kundeoplysninger.
  • Erhvervsvilkår er bedst for dig der er selvstændig. Private emailtjenester har ofte vilkår, der ikke passer til erhvervsbrug. Et professionelt system har en databehandleraftale på plads.

GDPR behøver ikke være stort og tungt

Du skal ikke lave om på hele din forretning. Start med det simple og indfør nogle gode vaner. Utrolig meget af GDPR handler om at du ved hvad der sker med data i din forretning og at du lære at håndterer de data rigtigt.

  1. Tænk dig om før du skriver følsomme ting i en email
  2. Slet emails med personoplysninger med det samme – fra indbakke, sendt post OG slettet post
  3. Ryd op i din indbakke en gang om måneden
  4. Tjek din spam-mappe regelmæssigt
  5. Overvej om dit emailsystem passer til dit erhverv

Det handler om at skabe tryghed – både for dig og for dine kunder. Og tryghed er en del af den gode kundeoplevelse.

Du behøver ikke en omfattende IT‑afdeling for at overholde GDPR og email regler. Med de enkle skrive‑vaner, struktureret indbakke‑håndtering og et par sikkerhedsindstillinger kan du skabe en tryg og lovlig e‑mail‑praksis, som både beskytter dig og dine kunder. Hver lille handling tæller – og sammen bygger de en robust, GDPR‑venlig kommunikationsrutine for din frisørsalon eller behandlingspraksis.

Team op med GDPR Mentor hvis du vil have en der hjælper dig

Hvis du bare gerne vil have styr på det med GDPR så team op med GDPR Mentor. Her sidder et lille team klar til at hjælpe dig med at skabe de gode vaner. 

Teamet læser også alle de tunge GDPR dokumenter igennem for dig, og laver en nem og overskuelig forklaring på hvad det er der står i de dokumenter. 

Du kan også få online hjælp til at lave risikovurdering af dine systemer. 

Hvis du får styr på disse ting så er du rigtig langt i forhold til GDPR og du kan tillade dig at sige højt at du har styr på det grundliggende GDPR.

Klik her og se GDPR løsninger målrettet små soloselvstændige, frisører og behandlere.

Team op med GDPR-mentor-Helle

Læs flere artikler om GDPR

Google‑konto, Gmail og AI – har du tjekket, hvad der sker?

Google‑konto, Gmail og AI – har du tjekket, hvad der sker?

01/01/2026

Du får en kort introduktion til, hvordan Googles AI‑funktioner i Gmail fungerer, hvorfor der har opstået forvirring på nettet, og hvad du som bruger kan gøre for at kontrollere dine indstillinger. Artiklen viser, at de smarte funktioner er designet til at gøre hverdagen lettere, men at du altid kan vælge, om du vil lade dem bruge indholdet af din Gmail‑konto.

Læs hele artiklen »